Jak zarządzać czasem? Zwiększ swoją produktywność!

Dlaczego, choć większość z nas spędza w pracy więcej niż przepisowe osiem godzin, rzadko kiedy udaje nam się doprowadzić do sytuacji, że wszystkie sprawy załatwiane są na bieżąco, a kupka z zaległościami przestaje rosnąć?
Czasem to nadmiar obowiązków. Częściej jednak to znak, że nasza produktywność pracy jest zwyczajnie zbyt niska. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy jak wiele czasu spędzanego w firmie, poświęca na prywatne sprawy.
W ten sposób nie tylko odkładamy obowiązki zawodowe na później, ale także zmniejszamy swoją motywację, a co za tym idzie wydajność.

Jak być bardziej produktywnym w pracy?

Oto kilka prostych porad, jak zarządzać swoim czasem, by zwiększyć zawodową wydajność.

Produktywność pracownika – złodzieje czasu

Wprowadzanie zmian w organizacji pracy, najlepiej zacząć od wyeliminowania wrogów wydajności. Większość z nich dobrze znamy i, co najgorsze, lubimy…
Z licznych badań określających produktywność pracowników wynika, że najwięcej zawodowego czasu marnujemy na surfowanie w sieci. Zdecydowana większość pracowników, która ma dostęp do sieci, deklaruje, że w godzinach pracy korzysta z Internetu w celach prywatnych. Wysyłamy maile, sprawdzamy konta społecznościowe, przeglądamy portale informacyjne i plotkarskie… Na ten cel w ciągu dnia przeznaczamy przeszło godzinę dziennie!
Kolejny złodziej czasu to telefon. Na rozmowy z rodziną i znajomymi, prowadzone w godzinach pracy przeznaczamy średnio 30 minut.
Jeśli dodamy do tego firmowe ploteczki, które uprawia przeszło połowa pracujących (dodatkowe pół godziny) i przerwy na przygotowywanie kawy, herbaty i posiłki – nawet do 60 minut w ciągu dnia – tajemnica rosnących zaległości szybko się wyjaśnia.
Z ośmiu godzin, które spędzamy w pracy, okazuje się, że efektywnie wykorzystujemy maksymalnie 5-6.
Oczywiście przerwy w pracy są potrzebne – domaga się ich zarówno nasze ciało, jak i mózg. Warto jednak zastanowić się, jak być produktywnym przez np. 7 godzin dziennie, co daje 1 – 2 dodatkowe godziny na zawodowe aktywności.

Jak dobrze zarządzać czasem – czyli plan to podstawa

Ograniczenie dostępu do rozpraszaczy – czyli przede wszystkim Internetu i telefonu to podstawa. Umówmy się z bliskimi, żeby w godzinach pracy dzwonili tylko w naprawdę istotnych sprawach, a konta na portalach społecznościowych sprawdźmy w domu. Ewentualnie możemy z tego zrobić nagrodę. Umówmy się sami ze sobą, że zaglądamy do Internetu tylko po wykonaniu zadania, w czasie przerwy na herbatę.
Nie zabierajmy też do pracy dobrej książki, gazety czy innych rozpraszaczy, które będą odciągać nas od obowiązków.
Kiedy uda nam się już ograniczyć liczbę pokus, które nie tylko kradną nam czas, ale także utrudniają koncentrację na zadaniach, możemy przystąpić do wprowadzania kluczowych zmian w zarządzaniu czasem pracy.
Przede wszystkim nauczmy się planować. Kartka i długopis będą tu nieocenioną pomocą. Na koniec każdego dnia pracy zastanówmy się, jakie zadania musimy wykonać jutro. Określmy priorytety, stopień trudności, zastanówmy się ile czasu potrzebujemy na wykonanie każdego z nich i zapiszmy to na kartce, w postaci planu pracy na kolejny dzień.
Dzięki temu o poranku nie zmarnujemy czasu na zastanawianie się co i w jakiej kolejności będziemy robić.

Poznaj siebie – zwiększ produktywność

Każdy z nas funkcjonuje zgodnie z własnym zegarem biologicznym. Niektórzy są najbardziej produktywni o poranku, inni potrzebują trochę czasu, by wejść na pełne obroty. Zastanówmy się jak działa nasz organizm i wykorzystajmy to przy planowaniu.
Jeśli najłatwiej nam się skoncentrować w pierwszych godzinach dnia – zaplanujmy na ten czas zadania najbardziej wymagające i najtrudniejsze. Inaczej rozłóżmy obowiązki, jeśli o poranku nasz umysł działa na wolniejszych obrotach. Żeby nie tracić tego czasu, zaplanujmy na rano zadania mechaniczne, wymagające mniejszej koncentracji i uwagi.
Przydatną umiejętnością jest też wykorzystywanie napływu sił i motywacji.
Wszyscy mamy momenty, gdy zwyczajnie nic nam się nie chce i wszystko robimy powoli, albo wcale. Z drugiej strony falami nachodzą nas też chwile wzmożonej energii. Postarajmy się maksymalnie je wykorzystać. Nawet jeśli właśnie planowaliśmy przerwę na herbatę – zrezygnujmy z niej i jak najszybciej wykonajmy trudne zadanie. Z przerwą poczekajmy aż dopadnie nas zmęczenie i ospałość. W takim momencie i tak jesteśmy znacznie mniej produktywni, a chwila oddechu może pomóc przełamać niemoc.

Jak zarządzać czasem – szeroka perspektywa

Często planując swoje aktywności – zarówno te zawodowe, jak i prywatne, myślimy o nich z perspektywy 24 godzin. Wniosek zazwyczaj jest jeden – doba jest za krótka, by wcisnąć w nią wszystko co powinniśmy i co chcemy w niej zmieścić. Praca, spotkanie ze znajomymi, zabawa z dziećmi, romantyczna randka, pranie, przygotowanie posiłku, sen… Faktycznie jest tego po prostu za dużo. Jeśli jednak poszerzymy perspektywę – choćby do tygodnia, wszystko zaczyna wyglądać inaczej. Obiad – na dwa dni? Nic w tym złego. Pranie we wtorek i w sobotę, spotkanie z przyjaciółkami w czwartek po pracy, randka z ukochanym w sobotę, popołudnia w poniedziałek i środę dla dzieci oraz rodzinna niedziela, a w piątek wieczorem relaks z książką.
Podobnie zastanówmy się jak dobrze zarządzać czasem w pracy w dłuższej perspektywie. Jeśli we wtorki połowę dnia „kradną” nam firmowe spotkania, postarajmy się więcej zrobić w poniedziałek, by w środę nie utonąć w zaległościach.

Co to jest produktywność – czyli niech praca ma sens

W długofalowym planowaniu bardzo też pomaga określenie priorytetów – które zadania są najważniejsze i najbardziej pilne, a które mogą poczekać.
Czy wszystkie zadania faktycznie musimy wykonać osobiście? Może część z niech lepiej zlecić innemu pracownikowi?
Warto też dokładnie przyjrzeć się planowanym projektom – być może w ramach ich realizowania, zaplanowaliśmy działania, które tak naprawdę nie są konieczne, albo czas, które musimy na nie przeznaczyć jest nieadekwatny do korzyści, którą mogą przynieść.
Często okazuje się bowiem, że wykonywanie niepotrzebnych zadań zabiera nam jeszcze więcej czasu pracy niż surfowanie w sieci, dodatkowo wyraźnie studząc nasz zawodowy zapał i obniżając motywację

Jak zwiększyć swoją produktywność – motywujące nagrody

Naukowcy już dawno udowodnili, że najbardziej wydajni w pracy są pasjonaci. Nic w tym dziwnego. Jeśli robimy to co kochamy, często nawet nie odbieramy tego w kategorii pracy, a przyjemności.
Nie znaczy to jednak, że jeśli zawodowo nie uprawiamy hobby, jesteśmy skazani na porażkę. Wystarczy, że znajdziemy sposób, by pracę uczynić przyjemniejszą, a przynajmniej bardziej satysfakcjonującą.
Zacznijmy od jasnego określania celów – muszą być osiągalne i realistyczne. Każde wykonane i odhaczone z listy zadanie, da nam satysfakcję, a ta przekłada się na większy zapał do pracy.
Duże zadania, dzielmy na mniejsze – w ten sposób unikniemy zniechęcenia wynikającego z poczucia, że nasza praca nigdy się nie skończy.
Na koniec zastanów się w jaki sposób możemy sami nagradzać się za dobrze wykonane zadania. To mogą być małe rzeczy – np. zasłużona przerwa czy ulubiona przekąska – najlepiej zdrowa, która nakarmi też mózg, albo większe nagrody na koniec dużego projektu – np. kupno bluzki czy książki. Myśl o nagrodzie, zdecydowanie wzmaga motywację i zapał do pracy – wykorzystajmy więc ten mechanizm, by zwiększyć produktywność w pracy.